Dateien in RetSoft importieren

RetSoft ist nicht nur zum Scannen geeignet, Sie können auch digitale Dateien in Ihr digitales Archiv importieren oder speichern. Wir haben mehrere einfache Möglichkeiten, dies zu tun.

In diesem Artikel werden wir drei Methoden behandeln:

  1. Über die Schaltfläche importieren
  2. Durch Ziehen und Ablegen von Dateien
  3. Mit Hilfe des Ordners "Inbox"

 

Importieren über die Importbutton

Nachdem Sie RetSoft gestartet haben, können Sie über die Schaltfläche Importieren in der Symbolleiste zu einer oder mehreren Dateien navigieren, die in den ausgewählten Ordner in RetSoft importiert werden sollen. Sie können nur Dateien importieren, nicht ganze Ordner! Wenn Sie ganze Ordner und die darin enthaltenen Dateien importieren möchten, verwenden Sie bitte die Methode "Folder Reader".

Nach einem Klick auf öffnen erhalten Sie die Möglichkeit, Metadaten zu den Dateien hinzuzufügen.

Dies ist ein optionaler Schritt, wird aber empfohlen, wenn Sie die Dokumente über Angaben finden möchten, die nicht in den Dokumenten enthalten sind.

Das Kontrollkästchen "Suchindex sofort nach dem Import aktualisieren"  stellt sicher, dass der Inhalt der Dateien der Suchdatenbank hinzugefügt wird, damit Sie die Dateien anhand von Wörtern innerhalb der Dateien suchen können.

Klicken Sie auf OK, um den Import zu starten. Beim Import der Dateien prüft und optimiert RetSoft diese für die Anzeige in RetSoft, so dass dies beim Import großer Mengen von Dateien einige Zeit in Anspruch nehmen kann.

Die Dateien wurden in RetSoft importiert, das Datum wurde auf das Importdatum geändert, dies ist optional.

 

Ziehen und Ablegen von Dateien

Dies ist der einfachste Weg, um Dateien von Ihren Laufwerken zu RetSoft hinzuzufügen. Öffnen Sie den Windows Explorer und navigieren Sie zu den Dateien, die Sie importieren möchten. Wenn Sie sie gefunden haben, markieren Sie sie und ziehen sie mit gedrückter Maustaste in den gewünschten Ordner in RetSoft. So einfach ist das!

Nach dem Ablegen der Dateien in RetSoft erhalten Sie die gleichen Dialoge zum Hinzufügen von Metadaten wie beim Importieren von Dateien über die Schaltfläche Importieren.

 

Verwendung der Funktion "Inbox"

Jeder Benutzer kann einen Ordner auf seinem (Netzwerk-)Laufwerk mit einem Ordner in RetSoft verknüpfen. Wenn ein Benutzer Dokumente in diesem Windows Ordner ablegt, wird RetSoft den Benutzer darüber informieren, dass neue Dateien importiert werden können.

Dies ist ein einfacher Weg, um Dateien in RetSoft zu speichern, denn nach dem Import werden die Dateien aus dem Windows-Ordner gelöscht und existieren nur innerhalb von RetSoft, so haben Sie keine doppelten Dateien.

So konfigurieren Sie den Inbox-Ordner

Gehen Sie zu "Einstellungen", es öffnet sich der folgende Dialog.

Auf der ersten Registerkarte kann jeder Benutzer seinen eigenen Inbox-Ordner konfigurieren. Im Beispiel wurde der Posteingangsordner auf "C:\an example folder" gesetzt, der Ordner kann sich auch auf einem Netzlaufwerk befinden.

Arbeiten mit der Inbox-Funktion

Wenn eine Datei im Ordner "c:\an example folder" abgelegt wird, erkennt RetSoft dies und ein blauer Pfeil blinkt auf dem Inbox-Ordner in Retsoft.

Wenn Sie dann auf den Ordner klicken, fragt RetSoft nach dem Import der Dateien im Windows-Ordner.

Wenn Sie Ja wählen, werden die Dateien importiert und der Windows-Ordner geleert.

 

 

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