Importieren Sie Ihre bestehende Ordnerstruktur in RetSoft.

Erfahren Sie, wie Sie mit ein paar einfachen Schritten eine bestehende Ordnerstruktur in RetSoft importieren und Ihre Suchergebnisse sofort verbessern können..

Wenn Sie wie Tausende von Unternehmen sind, die über ein freigegebenes Netzlaufwerk arbeiten, möchten Sie möglicherweise den gesamten freigegebenen Ordner in RetSoft importieren. Auf diese Weise werden alle Dateien, die Sie finden müssen, von RetSoft indiziert, so dass Sie die Suchfunktion von RetSoft verwenden können, um die benötigten Dokumente in Sekundenschnelle zu finden.

 

Sie können diese Dokumente importieren und dennoch eine neue Struktur für jedes Dokument erstellen, das Sie nach diesem ersten Import zu RetSoft hinzufügen möchten. Sie müssen also nicht in der Struktur arbeiten, mit der Sie auf Ihrem Netzlaufwerk arbeiten.

Features sind

  • Filter auf Dateigröße
  • Filter nach Dateityp
  • Importieren Sie Metadaten für jede Datei
  • PDF zu RetSoft-Dokumenten konvertieren, wenn verfügbar

 Hinweis:

  • Wenn Sie dies im Testmodus verwenden, gibt es eine Begrenzung für die Anzahl der Dateien, die Sie importieren können. Diese Einschränkung wird aufgehoben, nachdem Sie eine Lizenz erworben haben.
  • Sie benötigen eine OCR-Engine, um Scans zu verarbeiten. Die OCR Engine ist eine Standardfunktion von RetSoft Archiv Pro, Business und Business +, aber auch ein Add-On für RetSoft Archiv Expert

Starten des Ordners Readers

Nach dem Öffnen von RetSoft können Sie über die Menüleiste auf den Folder Reader zugreifen:

  • Extra -> Extras -> Ordner-Leser

Verwendung des Ordner-Lesers

Die Verwendung des Ordner-Lesers ist ziemlich einfach. Sie geben an, welchen Ordner Sie importieren möchten und welche Optionen Sie während des Imports verwenden möchten.

 

Screen: Geben Sie den Importordner an

Optionen auf diesem Screen:

  • Dokumente komprimieren und verifizieren, wo zutreffend (Standard)

Diese Option überprüft die von RetSoft Archive unterstützten Dateien und komprimiert sie, bevor sie in das Archiv importiert werden. Wenn Sie die Datei in ihrer ursprünglichen Form behalten möchten, deaktivieren Sie diese Option.

  • Konvertieren Sie PDF-Dokumente nach Möglichkeit in RetSoft-Dokumente

Wenn möglich, werden PDF-Dokumente in RetSoft-Dokumente konvertiert. RetSoft-Dokumente sind für die Verwendung in RetSoft optimiert. Sie können bearbeitet werden, z. B. Seiten aufteilen, Zusammenführen von Seiten und Umsortieren von Seiten. Sie laden auch schneller, wenn sie in RetSoft angezeigt werden.

  • Importieren Sie keine Dateien größer als Dateien, die größer als der angegebene Wert sind, werden nicht importiert

Screen: Dateitypen ausschließen

In diesem Screen können Sie auswählen, welche Dateiformate Sie importieren möchten. Sie können Dateiformate in dieser Liste hinzufügen und löschen. Mit der 'Standard'-Schaltfläche können Sie die Standardformate wiederherstellen, die standardmäßig vom Programm unterstützt werden. Dateitypen, die nicht von RetSoft unterstützt werden, können zwar importiert, aber nicht in RetSoft angezeigt werden, und eine Indexierung des Dokuments ist nicht möglich. Um die Datei anzuzeigen, können Sie auf die Datei doppelklicken und sie in einem externen Viewer öffnen.

 

Screen: Metadateneinstellungen

In diesem Ordner legen Sie die Einstellungen fest, um importierte Dokumente mit Metadaten (Namen, Stichwörter usw.) zu versehen.

  • Fügen Sie eine Dateierweiterung hinzu, wenn sie fehlt (Standard)

Wenn ein Dateiformat von RetSoft Archiv nicht erkannt wird, wird die Dateierweiterung zum Namen des Dokuments in Ihrem Archiv hinzugefügt.

  • Fügen Sie Metadaten zu Dokumenten hinzu

Wenn diese Option deaktiviert ist, sucht RetSoft beim Import danach. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt "Metadaten-Dateien" weiter unten in diesem Handbuch.

  • Verwenden Sie das Dateidatum, wenn Metadaten fehlen (Standard)
  • Wenn in den Metadaten der Datei kein Datum eingefügt wird, wird das Systemdatum der Datei verwendet. In allen anderen Fällen wird das aktuelle Datum verwendet.

Screen: Wählen Sie das Archiv aus

Suchen Sie Ihre Archivdatenbank, in die Sie die Ordner und Dateien importieren möchten. Wenn Sie möchten, können Sie auch einen Zielordner eingeben, in den der Import eingefügt werden soll. Wenn der Zielordner nicht existiert, wird er erstellt

Screen: Importieren ....

Fertig!

Nachdem alle Ordner und Dateien importiert sind, können Sie mit einem Klick auf Fertig abschließen. Wenn beim Import Probleme auftreten, wird eine Protokolldatei angezeigt..

Nachdem alle Ordner und Dateien importiert sind, können Sie mit einem Klick auf Fertig abschließen. Wenn beim Import Probleme auftreten, wird eine Protokolldatei angezeigt.

Metadaten importieren

Wenn Sie Ihre Datei aus einer anderen Archivierungslösung verschieben und Metadaten aus dieser Lösung in RetSoft importieren möchten, ist dies ebenfalls möglich. Wenn Sie dies tun möchten, finden Sie weitere Dokumentation dazu in unserem Handbuch.

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