Scannen mit einem Desktop-Scanner

Eine der meistgenutzten Funktionen in RetSoft ist das Scannen von Dokumenten. RetSoft kann mit einer Vielzahl von TWAIN-kompatiblen Scannern interagieren, so dass Sie sich keine Gedanken darüber machen müssen, welchen Scanner Sie verwenden können.

Beim Starten eines neuen Scans können Sie einige Informationen eingeben, oder Sie können sich auf die OCR (Texterkennung) des Dokuments verlassen, die nach dem Scannen der Dokumente in RetSoft durchgeführt wird, um Ihr Dokument zu finden.

Einen neuen Scan starten

Sie können den Scan-Button in der Symbolleiste anklicken, um den Scanvorgang zu starten.

Oder drücken Sie die "Leertaste" um zu starten. Der folgende Dialog wird angezeigt:

Eingabefelder

Alle Eingabefelder sind optional und können nach dem Scan jederzeit geändert werden.

  • Name

Dies wird zum Dateinamen

  • Datum

Dies wird für das Dateidatum verwendet, das Standarddatum ist heute.

  • Verfällt am

Sie können ein Datum eingeben, an dem Sie das Dokument filtern möchten, um es aus dem Archiv zu löschen. Das Löschen erfolgt nicht automatisch, Sie können einen Suchfilter eingeben und dann entscheiden, ob Sie die Dateien löschen möchten, die den Suchparametern entsprechen. Dies ist besonders wichtig, wenn ein Dokument Informationen zum Datenschutz enthält und Sie es gemäß der GDPR-Gesetzgebung behandeln müssen.

  • Metadaten – Wort 1 / 5 + Postleitzahl

Alle Felder sind optional, Sie können bestimmte Schlüsselwörter eingeben, nach denen Sie das Dokument bei der Suche finden möchten. Dies ist wichtig beim Scannen von Dokumenten mit vielen Fotos, da es keinen Text auf der Seite gibt. Sie können einige Metadaten angeben, um das Foto in RetSoft zu finden.

Tipp: Sie können "Wort 1/5" mit der MetaData-Schaltfläche (oben rechts) ändern. So kann "Wort 1"  "Kunde"  und "Wort 2" "Klassifikation" sein.

Wenn Sie mit der Eingabe der optionalen Metadaten fertig sind, klicken Sie auf "Weiter", um Ihre Scaneinstellungen auszuwählen.

RetSoft erkennt alle kompatiblen TWAIN-Scanner, die an Ihr System angeschlossen sind, und Sie können denjenigen auswählen, den Sie in der Auswahl verwenden möchten.

Als nächstes können Sie wählen, welches Preset Sie verwenden möchten. Wir haben drei Voreinstellungen konfiguriert:

  • Schwarz / Weiß: 300 DPI
  • Graustufen: 150 DPI
  • Farbe: 150 DPI

Optionen

  • Auto-Nummerierung

Jedes Dokument wird mit einem automatisch inkrementierten numerischen Zähler versehen.

  • Seiten zusammenführen

Jede Seite im Scanner wird zu einer mehrseitigen Datei zusammengeführt. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen deaktivieren, wird jede Seite zu einem eigenen Dokument.

Wenn Sie die Einstellungen anpassen möchten, wählen Sie Erweitert, um den Scanner-Einstellungsdialog Ihres Scanners nach dem Drücken der Schaltfläche "Scannen" anzuzeigen.

Fragen?

Wenn Sie Fragen zum Scannen haben, können Sie das Online-Handbuch einsehen oder das Support-Team unter service@eebos.com kontaktieren.

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